Op één vaste bestellijst met de restOok in gerecyclede uitvoeringMeer dan 35 jaar ervaring, sinds 1988
Snel antwoord
Kies een ordner met een rug van ongeveer 50 millimeter voor afgeronde of jaarlijks te archiveren dossiers, en ongeveer 80 millimeter voor lopende administratie die blijft groeien. Voor langere bewaring gaat het papier uit de ordner in een archiefdoos, wat plankruimte scheelt. Bij One Stop Office Shop bestelt u ordners, insteekmappen, archiefdozen en opbergmechanieken op dezelfde order als uw overige kantoorartikelen.
Welk archiefmiddel past bij welke fase?
Papier doorloopt meestal drie fasen: het ligt op het bureau, het staat in de kast, of het gaat naar het archief. Voor elke fase hoort een ander middel, en de meeste rommel ontstaat doordat papier in de verkeerde fase blijft hangen.
Ons advies in één zin
Haal papier dat ouder is dan een jaar uit de ordners en zet het in archiefdozen, want een ordner kost ongeveer drie keer zoveel plankruimte als hetzelfde papier plat in een doos.
Waar let u op bij het kiezen van een ordner?
- Rugbreedte: ongeveer 50 of 80 millimeter. Bij twijfel de brede, want herverdelen over twee ordners kost meer tijd dan de meerprijs waard is.
- Materiaal: karton is voordelig en goed beschrijfbaar, kunststof is bestand tegen intensief gebruik en tegen een vochtige archiefruimte.
- Mechaniek: let op een stevig hefboommechanisme met een deugdelijke sluiting, want dat is het onderdeel dat als eerste bezwijkt bij een volle ordner.
- Rugetiket: een insteekvenster is handiger dan een sticker, omdat u de inhoud kunt wijzigen zonder resten op de rug.
- Kleur: gebruik kleuren consequent per afdeling of per jaargang. Zoeken op kleur gaat sneller dan lezen.
- Duurzame uitvoering: van veel ordners bestaat een gerecyclede of FSC-gecertificeerde variant. Vraag ernaar bij uw contactpersoon.
Een archief opzetten in vier stappen
Wie een kast vol ongesorteerde ordners heeft, weet niet waar te beginnen. Deze volgorde werkt, en u kunt hem per kast uitvoeren in plaats van in één keer.
-
Bepaal wat u moet bewaren
De fiscale bewaarplicht is voor de meeste administratie zeven jaar en voor gegevens over onroerende zaken tien jaar. Alles daarbuiten is een eigen keuze. Bij twijfel over uw situatie is uw accountant het juiste adres.
-
Kies één vaste indeling
Per jaar, per klant of per onderwerp. Welke u kiest maakt minder uit dan dat iedereen dezelfde gebruikt, dus leg de keuze vast voordat u begint.
-
Splits lopend van afgerond
Lopende administratie blijft in ordners binnen handbereik, afgeronde jaargangen gaan plat in archiefdozen. Dat is de stap die de meeste plankruimte oplevert.
-
Etiketteer meteen
Jaartal, onderwerp en zo nodig de vernietigingsdatum op elke doos. Een doos zonder etiket wordt over vijf jaar door niemand meer opengemaakt, en ook niet weggegooid.
Wat bestelt u erbij?
- Ordners: in beide rugbreedtes, in karton en kunststof, met of zonder rugvenster.
- Insteekmappen: voor lopend werk en documenten die u niet wilt perforeren.
- Hangmappen: voor ladeblokken en hangmapkasten, snel te doorbladeren zonder perforeren.
- Archiefdozen: voor bewaring op langere termijn, plat en stapelbaar.
- Tabbladen en registers: maken een volle ordner pas doorzoekbaar.
- Bundel- en opbergmechanieken: voor documenten die u wilt bundelen zonder ordner.
- Perforators: de standaard is 8 centimeter tussen de gaten, wat op vrijwel elk ringmechanisme past.
- Papierversnipperaars: voor alles wat na afloop van de bewaartermijn vernietigd moet worden.
Voor welk kantoor bestelt u?
Het kleine kantoor
Een handvol ordners per jaar. Kies één merk en één kleurcodering, dan blijft het overzichtelijk zonder systeem.
Administratie en financiën
Veel volume en een harde bewaarplicht. Hier loont het om lopend en gearchiveerd streng te scheiden.
Zorg, onderwijs en overheid
Dossiers met persoonsgegevens. Bewaar die in een afsluitbare kast en leg vast wie er toegang heeft.
Bij een verhuizing
Het moment om op te ruimen. Archiefdozen zijn dan meteen verhuisdozen, mits u ze goed etiketteert.
Waar het archief in staat
Een goed geordend archief vraagt ook om een kast die erbij past. Kantoorkasten worden aangeduid in ordnerhoogtes: het aantal legborden waar standaard ordners rechtop op passen. Bekijk daarvoor de kantoorkasten, de roldeurkasten voor krappe ruimtes en de ladenblokken voor lopende dossiers bij de werkplek.
Bestelt u regelmatig? Zet ordners en archiefmateriaal op uw vaste bestellijst, samen met uw overige kantoorartikelen. Dan komt alles in één levering en op één factuur.
Vraag een zakelijk voorstel aan
Veelgestelde vragen over ordners en archivering
Welke rugbreedte kies ik voor een ordner?
Ongeveer 50 millimeter voor afgeronde dossiers en 80 millimeter voor lopende administratie die nog groeit. De smalle rug houdt zo'n 350 vellen vast, de brede ruim 500. Bij twijfel kiest u de brede, omdat herverdelen over twee ordners meer tijd kost dan de meerprijs.
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
De fiscale bewaarplicht is voor de meeste administratie zeven jaar, en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. Voor uw specifieke situatie en voor branchespecifieke termijnen is uw accountant het juiste adres.
Wat is het verschil tussen een ordner en een archiefdoos?
In een ordner staat papier rechtop in een ringmechanisme, waardoor u er dagelijks bij kunt. Een archiefdoos bewaart papier plat en gestapeld, wat veel minder plankruimte kost maar minder toegankelijk is. Lopend werk in ordners, afgeronde jaargangen in dozen.
Karton of kunststof?
Karton is voordeliger en goed beschrijfbaar. Kunststof is bestand tegen intensief gebruik en tegen een vochtige of koude archiefruimte, en gaat daardoor langer mee. Voor dossiers die dagelijks van de plank komen loont kunststof.
Welke perforatorafstand is standaard?
De standaard is 8 centimeter tussen de twee gaten, wat past op vrijwel elk tweerings ordnermechanisme. Werkt u met vierringsordners of Amerikaanse formaten, controleer dan de afstand voordat u perforeert.
Hoe houd ik het archief doorzoekbaar?
Met tabbladen in de ordner en een consequent etiket op de rug en op de archiefdoos: jaartal, onderwerp en zo nodig de datum waarop het vernietigd mag worden. Kleur per afdeling of jaargang versnelt het zoeken aanzienlijk.
Leveren jullie ook gerecyclede ordners?
Van veel ordners bestaat een gerecyclede of FSC-gecertificeerde uitvoering. Onze binnendienst maakt daarvan graag een overzicht voor de artikelen die u het vaakst bestelt.
Wat doe ik met dossiers waar persoonsgegevens in staan?
Bewaar die in een afsluitbare kast en leg vast wie er toegang heeft. Na afloop van de bewaartermijn vernietigt u ze, bijvoorbeeld met een papierversnipperaar met een passend veiligheidsniveau. Voor de eisen in uw situatie kunt u terecht bij uw privacyverantwoordelijke.
Kan ik ordners in onze huisstijlkleur krijgen?
Ordners zijn leverbaar in een ruim aantal kleuren. Voor bedrukking met uw logo of een specifieke kleur bij grotere aantallen kijken wij wat er bij de fabrikant mogelijk is.
Kan ik archiefmateriaal op een vaste bestellijst zetten?
Ja. Zet uw vaste ordners, tabbladen en dozen in uw bestellijst, dan is bijbestellen een kwestie van aantallen aanpassen en komt het mee met uw overige kantoorartikelen.
Kast vol ordners, geen overzicht?
Vertel ons hoeveel meter archief u heeft en hoe lang u het moet bewaren, dan rekenen wij uit hoeveel archiefdozen en kastruimte u nodig heeft en wat u daarmee aan plankruimte terugwint. Langskomen kan ook: onze vestiging staat aan De Amert 132 in Veghel. Wij helpen bedrijven sinds 1988 aan een kantoor dat draait. Écht Lekker Werken begint hier.
Neem contact op
