Geplaatst op 16-3-2023 door .Uw Kantoorspecialist
Bart, onze printerspecialist, legt haarfijn uit wat het verschil is tussen het aanschaffen én huren van een printer. “Bij One Stop Office Shop gaan we verder dan alleen het verkopen van kantoorartikelen en printers. We hebben een uitgebreide printerservice. Hierdoor zit u nooit zonder inkt of toners en bij een storing staan we binnen 2 uur op de stoep. Zodat u zo min mogelijk hinder heeft en de operatie gewoon door kan gaan. Wel zo gemakkelijk.”
Aanschaffen of huren?
One Stop office Shop, het zit al in de naam. Eén keer stoppen voor al uw kantoorartikelen. Een mooi voorbeeld hiervan zijn onze voordelige huurprinters. Een hoge aanschafprijs betalen is niet meer nodig doordat u slechts betaalt voor gebruik. Hierdoor weet u elke maand waar u aan toe bent. Een groot bijkomend voordeel is dat bij huur printers all-in service garantie op locatie is inbegrepen. Dat wil zeggen dat ik of een collega bij een storing binnen gemiddeld 2 uur op locatie is en het probleem in 99% van de gevallen ook direct kan oplossen. En mocht er onverhoopt toch een storing niet direct opgelost kunnen worden waardoor uw processen stil komen te staan. Dan wordt de machine netjes omgeruild. Ook zorgen we er ook voor dat u altijd A-merk cartridges en overige supplies op voorraad heeft.
Daaraan wil ik toevoegen dat u bij een huur printer niet betaalt per storing maar juist de garantie heeft te kunnen blijven printen. Als u een printer koopt zonder printer service, betaalt u vaak de ‘volle pond’ wanneer er een storing optreedt. Vaak treden deze stroringen nauwelijks op in de eerste twee jaar. Maar naarmate een machine ouder wordt begint slijtage in de machine toe te nemen. Daardoor zien we vaak dat dure onderdelen vaak na 2 jaar of later vervangen moeten worden.
"We hadden een printer aangeschaft in eigen beheer, maar op een gegeven moment gingen er onderdelen kapot. De printproblemen waren binnen 3 werkdagen nog steeds niet opgelost. Onze collega’s konden niet meer printen, erg vervelend en onhandig. Uiteindelijk waren we genoodzaakt alsnog een nieuwe printer te kopen…"
Heeft u een printer in eigen beheer aangeschaft en geeft deze problemen? Dan belt u de kantoorspecialist of printer leverancier. Eenmaal aan de lijn maakt u een afspraak met de monteur. Soms duurt het 2 tot 3 werkdagen voordat die langs kan komen, en eenmaal op locatie blijkt de beste monteur niet de juiste onderdelen bij te hebben. Deze moeten dan besteld worden wat ook weer een aantal dagen duurt… Om nog maar te zwijgen over voorrijkosten, onderdelen- en reparatiekosten. Al met al niet een heel fijn vooruitzicht. Er is dan veel tijd gemoeid met het repareren van de printer. Daarom ontzorgen wij graag met onze huurprinters en service. Gemak, snelheid, automatisering én een goede beveiliging! Daarmee weet u met een vaste prijs per maand waar u aan toe bent en welke service u kunt verwachten.
"Een relatie van ons heeft ca. 40 gekochte en gehuurde printers in gebruik. Daar komen met zoveel printers natuurlijk wel eens printstoringen voor. Alle machines zijn voorzien van een servicecontract. We zijn gemiddeld binnen één uur op locatie om het probleem op te lossen. Meestal lossen we het probleem direct op locatie op. Lukt dat niet, dan maken ze gebruik van onze swap-service. We ruilen de printer tijdelijk om zodat de logistieke processen bij de klant gewoon door kunnen draaien. Vervolgens nemen wij de machine mee, bestellen de benodigde onderdelen en ruilen de machine weer om wanneer deze weer 100% functioneert."
Bart, hoe werkt het huren van een printer precies?
Net als het beveiligen en onderhouden van uw computer of ICT-omgeving, monitoren wij alle huurprinters. Dat doen we op afstand. De printers staan in verbinding met ons middels slimme software. Daarbij moet ik vermelden dat we puur en alleen de status van de machine uitlezen en dat dit gescheiden en beveiligd is van de data die de machine verwerkt. Het voordeel van deze service is dat we vaak op voorhand al kleine storingen kunnen signaleren, voordat veel klanten het in de gaten hebben.
Bovenstaand voorbeeld geeft een voorbeeld van goede collegialiteit, maar is het ook veilig?
Find-me-printing en beveiligd afdrukken
Ik ben het meest fan van de functie ‘find-me-printing’, zegt Bart. Dat betekent dat u de bestanden kunt oproepen op het moment dat u bij de printer staat. Wanneer u onderweg aangehouden wordt door een collega met een belangrijke vraag, ligt uw (eventueel gevoelige) document niet al uitgeprint bij het apparaat. Ook als u bij het afdrukken heeft gekozen voor een kleurenprint, maar eigenlijk een zwart-wit print wilt, kunt u daar op het display van de printer nog wijzigingen op aangeven. En vice versa. Dat scheelt toch weer een hoop onnodige printjes en daarmee reduceert u papier- en tonerverspilling. Aan het eind van de dag worden ook alle documenten indien gewenst uit de wachtlijst verwijderd. Hierdoor worden onnodige printjes bespaard.
Door met software te werken kan alle data beter beveiligd worden. Daar scoort u AVG en cyber-security punten mee. Met onze slimme printersoftware voorkomt u dat er binnen uw bedrijf een ICT-achterdeur open staat via een product zoals een printer. Dan kunt u denken, ik heb niets te verbergen…! Maar met gevoelige documenten of informatie bedoelen we ook personeelsbestanden, administratie of offertes- en investeringsvoorstellen. Niet prettig als deze uitlekken of in verkeerde handen terechtkomen…
Advies op maat
Heel vaak kiest men voor maatwerk want een printomgeving is voor ieder kantoor anders. Voor persoonlijk advies op maat neemt u contact op met Bart, onze ICT- en printerspeciallist (B.vanlith@one-stop-office-shop.nl). Of kom langs in onze showroom dan laat Bart direct alle printer- en softwaremogelijkheden zien!
